锦州医科大学会议室管理规定

 学校会议室、学术报告厅、接待室和专题会议室承担着学校各类会议、专题报告、学术讲座、外事接待等任务，是学校进行会议交流、学术研讨的重要场所。为进一步加强管理，提高使用效率，更好地提供优质服务，特制定本管理规定。

一、会议室的使用范围

1.学校现有第一会议室（行政楼217室）、第二会议室（行政楼214室）、第三会议室（行政楼320室）、第四会议室(图书馆一楼会议室)；学术报告厅(图书馆一楼)；接待室(图书馆一楼)和专题会议室。

2.会议室面向全校开放使用。

3.第一、二、三、四会议室，接待室主要用于各类中小型会议、座谈、接待使用；学术报告厅主要用于大型会议及各类学术活动、讲座使用；专题会议室主要用于学校领导召集的小型专题会议、接待使用。

二、会议室的申请程序

1.学校会议室、学术报告厅、接待室和专题会议室由学校党政办公室负责统筹与管理。

2.优先使用原则：全校性会议、学术讲座、重要接待活动优先使用；列入学校年度工作计划的会议优先使用；外事及港澳台活动优先使用；上级领导机关考察、调研、检查优先使用；学校临时安排的重要会议优先使用。

3.校内各单位、部门使用会议室，需提前通过OA办公系统向学校党政办公室预约申请（大型会议至少提前 3 天，一般会议至少提前1 天），在OA办公系统中注明使用起止时间、具体要求等情况，由党政办公室根据会议内容和具体要求统筹安排。不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。

4.如会议室使用发生冲突时，应本着“学校会议优先于单位、部门会议，单位、部门会议按照OA办公系统提交申请时间的先后顺序安排使用”的原则进行协调解决。

5.因未办理申请手续、申请不及时或不明确而造成延误会议等后果，由会议申请单位、部门负责。

三、会议室的使用管理

1.学校会议室、学术报告厅、接待室和专题会议室只供学校及各单位、部门举行会议和公务活动使用，各单位、部门的非会议性活动（包括商业活动、文艺展演、诗歌朗诵、演讲比赛、学生组织的各类会议等）原则上不得安排在上述地点开展。会议室原则上不安排其他用途，室内设备及桌椅概不外借，若有特殊用途，需经学校党政办公室主要负责人批准后方可使用。

2.学校党政办公室负责提供会议常规性设备（如需使用LED显示屏、投影仪、幕布、音响、多功能一体机、话筒等设备需提前告知党政办公室）。记录本、笔、激光笔、茶叶、咖啡等会议保障物品请使用单位、部门自行准备。

3.学校会议室、学术报告厅、接待室和专题会议室按照“谁使用，谁负责”的原则，使用单位、部门在使用期间应切实履行管理职责，遵守学校规定，服从学校党政办公室安排。按照消防安全管理规定，各类会议参会人数不得超过会议室所容纳的最大人数（见附件）。

4.未经学校党政办公室同意，任何使用单位、部门或个人不得在会议室、学术报告厅、接待室和专题会议室内随意悬挂、张贴标语，不得随意变动室内的摆放格局，不得私接电器、电线，严禁在会议室内吸烟、用餐、饮用碳酸饮料(咖啡)、乱扔杂物等。

5.会议室使用完毕后，使用单位、部门应负责做好会议室整理及卫生清扫工作，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，并与党政办公室做好交接工作。否则出现安全事故，由使用单位、部门负责，并视情节轻重追究当事人责任。

6.各使用单位、部门凡改变使用性质或与申请事由不符的，党政办公室公室将酌情限制其使用会议室。

7.如有损坏或丢失会议室设备设施及配置物品，由使用单位、部门负责原价赔偿或重置。

8.校内各单位、部门所属会议室由各单位、部门自行管理，服从学校统一安排。

9.各单位、部门尽量将会议安排在工作日。

10.为深入贯彻落实中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的“八项规定”，结合“不忘初心、牢记使命”主题教育活动，厉行勤俭节约、反对铺张浪费，结合我校实际情况，各单位、部门组织召开的校内各类会议党政办公室不再提供瓶装矿泉水及参会人员桌牌打印服务，不得摆放鲜花、绿植，不铺地毯；如有校外来访接待工作，需接待单位、部门与学校党政办公室沟通、备案后，确定接待方案。

四、本管理规定自公布之日起实施，由学校党政办公室负责解释。

附件：学校会议室、学术报告厅、接待室自然情况一览表